Por un acuerdo de confidencialidad no puedo nombrar a la empresa. Es del rubro alimentos; las cifras son aproximadas y algunos detalles están cambiados para proteger al cliente. Cómo funciona y por qué sirve es tal cual.
El problema: archivos que se acumulan
Esta empresa tiene un sistema propio que genera archivos de datos, en este caso Excel. Un equipo interno los recibía y los analizaba a mano: abrir cada archivo, armar fórmulas, cruzar pestañas y sacar métricas, semana tras semana.
Nadie lo hacía mal, pero el trabajo les llevaba unas 12 horas por semana, y esas horas se iban en sacar los números, con poco lugar para pensar qué decían. Cuando el análisis terminaba, quedaba poca energía para hacerse preguntas.
La solución: una carpeta y un agente
La idea fue sacarle al equipo la parte mecánica. El proceso quedó así:
- El sistema de la empresa sigue generando los Excel, como siempre.
- El equipo sube esos archivos a una carpeta de Google Drive. Podría ser cualquier otro almacenamiento; en este caso usaban Drive.
- Un agente de IA lee todos los archivos de la carpeta y analiza los datos.
- El agente devuelve una tabla 100 % online, con todos los datos y las métricas calculadas.
El equipo se limita a cargar los archivos; el resto ocurre solo.
Qué devuelve el agente
La tabla online reúne los datos de todos los Excel en un solo lugar y suma métricas que antes llevaban tiempo: totales, comparaciones entre períodos, rankings, variaciones. Son los cálculos que el equipo hacía con fórmulas, ahora listos pocos minutos después de cargar los archivos.
Se abre desde cualquier dispositivo, siempre con el mismo formato, sin pelearse con pestañas ni con versiones de un archivo que circula por mail.
Lo que nadie había visto
Además de calcular, el agente señaló puntos fuertes y puntos débiles que los Excel venían mostrando hacía tiempo y que nadie había mirado en detalle, porque a nadie se le había ocurrido buscarlos. Algunos ejemplos:
- Un producto concentraba cerca del 40 % de las ventas de uno de los clientes más importantes: una dependencia que no se notaba.
- Varios clientes habían bajado su frecuencia de compra alrededor de un 20 % en tres meses, de a poco, sin ninguna caída brusca que llamara la atención.
- Algunos de los productos más vendidos dejaban un margen de menos del 8 %.
- Había diferencias de venta por zona y por época del año que no figuraban en ningún informe.
Cada uno de esos hallazgos era un dato que ya estaba en los archivos. Lo que faltaba era alguien que lo mirara con tiempo y con la pregunta correcta.
El agente conocía el negocio
Un agente que solo recibe números devuelve números. Acá le explicamos cómo es el negocio: qué hace la empresa, cuál es su visión y su misión y quiénes son sus clientes.
Con ese contexto, el agente planteó preguntas relevantes para ese negocio, como lo haría una persona nueva en el equipo a la que le explicaron bien cómo funciona todo. Los hallazgos salieron de ahí.
A la IA hay que darle los datos y también el contexto: la calidad de lo que devuelve depende mucho de lo que sabe sobre el problema.
Qué cambió para el equipo
- Pasaron de unas 12 horas semanales armando cálculos a menos de una hora cargando archivos y revisando resultados.
- Tienen las métricas en una tabla online, siempre en el mismo formato y actualizadas.
- Usan el tiempo ganado para interpretar los resultados y decidir qué hacer.
El agente propone y señala, pero las decisiones siguen siendo del equipo: los hallazgos se revisan y se validan, y quien conoce la empresa por dentro tiene la última palabra.
La información ya estaba
Antes de este proyecto, la información ya estaba, en archivos que se generaban solos, se guardaban y se miraban de a pedazos. Lo que cambió fue poder mirar todo junto y con contexto.
Creo que muchas empresas están en esta situación sin saberlo: acumulan archivos, informes y datos que dicen más de lo que se lee. La IA ayuda a que alguien por fin vea esa información, y lo más valioso de eso son las preguntas que empiezan a aparecer, más que el cálculo ahorrado.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta cambiar el sistema que genera los archivos?
No. El agente trabaja con los archivos tal como los genera la empresa. Solo hay que subirlos a una carpeta.
¿Funciona con otros archivos además de Excel?
Sí. Se puede adaptar a otros formatos y a otras fuentes de datos, según cómo trabaje cada empresa.
¿Es seguro cargar los datos de la empresa?
Depende de cómo se configure. Se define con cada cliente dónde se guardan los datos, quién accede y qué se comparte, y se acuerda por escrito antes de empezar.
¿Reemplaza al equipo de análisis?
No. Le saca el trabajo repetitivo y le deja más tiempo para interpretar y decidir.
Este fue solo el primer agente
Lo que te conté acá es apenas el primer paso dentro de esta empresa: el agente que lee los Excel y los convierte en una tabla con métricas y hallazgos.
Después se configuraron otros agentes de IA que se conectan con este y trabajan de otras maneras, cada uno con su propia tarea. En las próximas notas voy a contarte cuáles son y cómo interactúan entre sí.
